administratie waarom

Het woord “administratie” roept niet gauw warme gevoelens op. De beeldvorming is niet al te best: boekhouders zijn een beetje sneue, saaie figuren met een allesbehalve flitsend bestaan. Veel ondernemers hebben een broertje dood aan het bijhouden van hun administratie.

Maar die administratie is belangrijker dan u in eerste instantie misschien denkt. Met behulp van uw administratie weet u hoe het met uw voorraden staat. Ook geeft een administratie inzicht in uw orderportefeuille.

Betalen uw debiteuren wel op tijd? En omgekeerd: hoeveel hebben uw leveranciers nog op u te vorderen?

Een administratie bestaat uit verschillende onderdelen, die goed op elkaar moeten zijn afgestemd.

Met een goed georganiseerde administratie weet u op elk moment hoe uw onderneming er voor staat. En weet u ook of u bij moet sturen. U hebt, kortom, meer grip op uw onderneming. En een betere reden om een administratie bij te houden is er niet.

Maar een goede administratie is ook van belang op andere fronten. Het vergemakkelijkt ook het opstellen van de diverse belastingaangiften. In de praktijk zijn er legio ondernemingen, waar men flink over moet werken om de aangifte voor de BTW en de Loonheffingen op tijd in te kunnen dienen. Zo stelt de Belastingdienst (vooral voor de BTW) nogal wat eisen. En het kan zoveel makkelijker: gewoon door een goede administratie.

Maar er zijn ook andere situaties denkbaar, waar een goede administratie van groot belang is. Denk aan een mogelijke investering, waar u een financiering van uw bank voor nodig heeft. Vóór men dat krediet ter beschikking stelt, zal de bank met een waslijst aan vragen komen over de resultaten van de afgelopen jaren en de verwachtingen voor de toekomst. Dat kunt u allemaal aanleveren, mits u een goede administratie heeft bijgehouden.

Ook als u op een gegeven moment uw onderneming geheel of gedeeltelijk wilt verkopen moet u terug kunnen vallen op uw administratie. De kopende partij zal eerst alles willen weten, om maar geen kat in de zak te kopen. Dat houdt vaak ook in, dat men de cijfers nauwgezet wil natrekken. Daarvoor komen in principe alle mutaties in aanmerking. In vakjargon heet zo’n exercitie een “due diligence”-onderzoek.

Terugkomend op de Belastingdienst: ook de Belastingdienst kan zo’n due diligence-onderzoek uitvoeren. Dat heet dan een “boekencontrole”. Hierover later meer.

Vroeger gebeurde het administreren vooral handmatig. Met de komst van de computer is dat langzaam maar zeker steeds makkelijker geworden. Eerst kwamen kleine softwarepakketten op de markt, waar de resultaten van subadministraties in konden worden verwerkt. Die subadministraties werden soms nog op papier bijgehouden.

Naarmate de digitalisering op een steeds hoger niveau kwam werd het werk enorm vergemakkelijkt. Tegenwoordig is er administratiesoftware beschikbaar, waarmee een ondernemer vaak zelf het hele proces bij kan houden. Een ander voordeel van die digitalisering is, dat informatie á la minute beschikbaar is. Vroeger moest men eerst het hele proces doorlopen, voordat de resultaten beschikbaar waren.

 

Wilt u meer weten? Neem dan contact op met R&S Consult. Het eerste gesprek is altijd vrijblijvend en kosteloos.