Zowel voor particulieren als ondernemers geldt de regel, dat wie schrijft, die blijft. En dat “schrijven” moet u niet te letterlijk nemen. Het gaat er meer om, dat u het een en ander documenteert.
Als u een koelkast of wasmachine koopt, bewaart u de aankoopnota zorgvuldig. Stel, dat u een beroep moet doen op garantie, dan praat dat toch wat makkelijker.
Maar dat geldt net zo goed voor fiscale zaken.
Voor particulieren zijn de meeste gegevens in de aangifte al ingevuld. Dan is het een kwestie van controleren of de correcte bedragen zijn overgenomen.
Maar stel, dat u het met één van die gegevens niet eens bent, dan zult u uw standpunt moeten kunnen onderbouwen. En onderbouwen is toch echt iets anders dan “ik vind gewoon dat…..” of de soms gebruikte stelling, dat “het tegen de mensenrechten is”.
Recent kwam de “opgave werkelijk rendement” voor Box 3 aan de orde. Iedereen, die in werkelijkheid een lager rendement had dan het standaardrendement, dat de Belastingdienst hanteert, kon belastingvermindering aanvragen. Probleem is natuurlijk wel, dat de juiste papieren voorhanden moeten zijn om dat werkelijke rendement te kunnen berekenen. Ook de Belastingdienst kan er later nog eens naar vragen.
De aftrek van zorgkosten is ook een onderdeel, waarvoor u terug moet kunnen vallen op nota’s, afrekeningen van uw zorgverzekeraar, afsprakenkaartjes etc. Vaak komt het voor, dat iemand, dat pas gaat doen als het te laat is: ná medische problemen. En dan is het vaak moeilijk om alles nog te reconstrueren.
Natuurlijk leidt dat tot het goede voornemen voor volgend jaar alles goed bij te houden. Maar u weet hoe het in de regel gaat met goede voornemens.
Voor particulieren geldt geen administratieplicht, maar het is wel verstandig bepaalde documenten te bewaren.
Maar ook zzp-ers en ondernemers zijn gebaat bij goede documentatie. Sterker nog, voor hen geldt een plicht tot het voeren van een administratie. En wat die administratie precies inhoudt, is afhankelijk van de aard en de omvang van de betreffende onderneming. Een éénpitter, die een klein winkeltje uitbaat, kan met een basale administratie uit de voeten. Iemand met een paar filialen en 20 man personeel moet natuurlijk aan hogere eisen voldoen. Een paar voorbeelden uit de praktijk.
Sommige ondernemers gebruiken hun privé auto voor hun werk en mogen dan 25 cent per kilometer aftrekken. Maar om hoeveel kilometer gaat het dan? Aan de hand van een agenda kan men een flink deel van de kilometers aannemelijk maken.
Het zelfde geldt voor zakelijke lunches en dergelijke. Het feit, dat u geen tijd had om te koken (druk, druk, druk!) is geen reden om uit eten te gaan en de kosten af te trekken. Dat wordt anders als dat etentje een zakelijke achtergrond heeft.
Maar stel nou, dat u de betreffende bon kwijt bent. Misschien kunt u dan terugvallen op een pinbetaling. Het gaat erom, dat u iets kunt bewijzen; vaak is aannemelijk maken al voldoende. Als de rest van de administratie een verzorgde indruk achterlaat, zult u waarschijnlijk wel het voordeel van de twijfel krijgen.
Een apart aspect is natuurlijk de privésfeer. Aan de hand van het begin- en eindvermogen in combinatie met het opgegeven inkomen kan de Belastingdienst kijken of men redelijkerwijs van dat inkomen geleefd kan hebben. Als het gaat om privé-uitgaven is er geen administratie- of bewaarplicht, voor ondernemers noch particulieren.
Maar houd er rekening mee, dat de Belastingdienst gegevens van derden mag gebruiken om uw aangifte of administratie te controleren. Zo worden bij een controle van ondernemer A gegevens geregistreerd, die betrekking hebben op ondernemer B. Daarmee kan men de administratie van B controleren. Dit is overigens toegestaan.
En het gebruiken van gegevens van derden kan ook spelen in de privésfeer. Komt de Belastingdienst bij een controle van een reisbureau een boeking op uw naam van een dure reis tegen, dan kan men dat gebruiken bij de controle van uw administratie. Kon u dat redelijkerwijs wel betalen van het lage inkomen, dat uit uw aangifte blijkt?
Kortom, zowel voor particulieren als ondernemers geldt, dat een deugdelijke administratie veel problemen kan voorkomen; ook maar niet alleen met de Belastingdienst!
Wilt u meer weten? Neem dan contact op met R&S Consult. Het eerste gesprek is altijd vrijblijvend en kosteloos.
Doorsturen van dit bericht is toegestaan, maar dan wel met bronvermelding: 073bedrijfsadvies.nl.
R&S Consult spant zich in om de inhoud van deze website en bovenstaand bericht zo actueel, juist en volledig mogelijk te houden. Desondanks is het mogelijk dat de inhoud gedateerd, onvolledig en/of onjuist is.